많은 기업의 대표님들이 근로계약서나 외주용역계약서 등 서면 작성 및 교부가 반드시 필요하다는 것을 알고 계시지만 여러가지 사정으로 이를 제때 이행하시지 못해 관련 근로기준법을 위반하는 일이 비일비재합니다.
최근에는 IT 기술을 바탕으로 한 전자근로계약서 방식이 작성과 보존이 용이하다는 점에서 근로계약서 작성률을 높일 수 있는 새로운 수단으로 부상하고 있습니다. 그러나 근로기준법 제17조에서는 서면으로 교부 및 작성을 시행하도록 기재되어 있어 전자서명의 효력에 의구심을 품는 분들이 많으십니다.
오늘은 이러한 전자근로계약서의 효력에 대해서 말해보도록 하겠습니다.
1. 근로기준법과 전자문서 및 전자거래기본법근로기준법에서는 근로계약을 서면으로 체결하며 서면 교부하라고 명시되어 있으나 고용노동부는 근로계약서의 작성율을 올리기 위해 전자계약이 가능하도록 명시하였습니다.
전자문서법 제4조제1항에 따라 근로계약서도 전자적 형태로 되어있다는 이유로 문서의 효력이 부인되지 않습니다. ■ 전자근로계약서 작성으로 인정되는 경우 예시
사내전산망, 인터넷, 구인·구직 사이트 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 이용하여 작성
수기(手技), 한글 프로그램 등으로 작성한 근로계약서를 PDF , 사진 파일 등으로 전자화하여 저장(전자화 문서)
다만, 시스템 등을 통하여 근로계약서를 작성·확인·수정할 수 있고, 작성된 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람·출력할 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치가 마련되어야 합니다.
2. 전자근로계약서 교부방법전자근로계약서를 작성하고 자동으로 송·수신되도록 구축된 정보처리시스템, 사내전산망의 정보처리시스템, 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션), 전자문서법에 따른 공인전자주소(e-메일) 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송
전자문서법 제6조제2항제1호에 따라 근로자가 전자근로계약서를 수신하여(스마트폰, e-메일 등) 입력하였을 때 사용자가 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.
3. 전자근로계약서 관리방법 사용자는 근로자에게 교부한 전자근로계약서를 근로관계 정료 후에도 3년간 보존하여야 합니다.
전자로 이를 보관하는 경우에는 다음과 같은 요건을 갖추었을 때 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 있습니다.
전자근로계약서 내용을 자유로이 열람 가능
전자근로계약서 작성 및 송신·수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
이 밖에도 전자문서법 제5조제3항에 따라 전자화 과정에서 신뢰성을 확보하기 위하여 노력할 필요가 있음.
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